خرید نرم افزار حسابداری و نکات کلیدی در این مورد

نکات کلیدی جهت

خرید نرم افزار حسابداری یکی از اموری است که باید با دانش، شناخت و تجربه کافی همراه باشد. البته خرید هر وسیله یا ابزاری، نیازمند دانش کافی و شناخت مناسب نسبت به آن ابزار است. ممکن است بپرسید که چرا خرید نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی تا این حد وابسته به دانش و شناخت بالاست؟ در پاسخ باید گفت که نرم‌افزار حسابداری یک ابزار ساده و یک وجهی نیست بلکه قطعاً قصد شما از خرید نرم افزار حسابداری، پوشش طیف مختلفی از نیازهاست. سوای این موضوع یک نرم‌افزار حسابداری، همانطور که از نامش پیداست، درگیر در پروسه‌های حسابداری خواهد بود که خود پدیده حسابداری امری نیازمند دانش و شناخت بالا نسبت به اصول، قوانین و علم حسابداری است. این دو مسئله باعث شده تا خرید نرم‌افزار حسابداری مستلزم دانش بالایی باشد. این بار در کنار ما باشید تا نکاتی مهم در این مورد را بررسی کنیم.

یک کاغذ بردارید و مشخص کنید که دقیقاً چه انتظاراتی از نرم افزار حسابداری و برای آینده چه برنامه‌هایی در سر دارید.

پیش از خرید نرم افزار حسابداری

پیش از آنکه به سراغ یک محصول یا یک شرکت مشخص برای خرید نرم‌افزار حسابداری بروید، باید به خودتان رجوع کنید و از دو جنبه، نیازها و قابلیت‌ها را مشخص کنید. آنچه که تعیین می‌کنید کدام نرم‌افزار برای شما انتخاب مناسبی است.

پیش از خرید نرم‌افزار حسابداری باید به چه نکاتی توجه کرد

درک نیازها و توانایی‌ها در خرید نرم افزار حسابداری

برای تعیین نیازها و توانایی‌ها، به شما پیشنهاد می‌کنیم تا به موارد زیر توجه کنید:

سن کسب و کار:

اگر کسب و کار شما برای سال‌های متمادی، مثلاً برای بیش از یک دهه، فعال بوده است و تا به حال کل پروسه حسابداری شما به شکل دستی و آفلاین انجام شده است، نیاز است تا مشخص کنید قصد وارد کردن چند سال از سوابق خود را در سیستم دارید یا خیر. اگر جواب مثبت است، این باعث می‌شود تا نیازمند به سطح بالایی از دیتا اینتری باشید. هرچند اگر قصد دارید تا برای آینده و بدون وارد ساختن سوابق اقدام به خرید نرم‌افزار حسابداری کنید، این مسئله اهمیت چندانی ندارد.

حجم معاملات:

این یک جنبه بسیار مهم از نیازسنجی کسب و کار شماست. تعیین کنید که حجم معاملات کسب و کار شما به چه شکل است. آیا صرفاً یک پایانه فروش دارید؟ آیا چندین انبار یا فقط یک انبار دارید؟ تقریباً روزانه چند عملیات باید توسط نرم‌افزار پشتیبانی شود؟ پاسخ این قبیل پرسش‌ها تعیین می‌کنند که شما به چه حد از پیچیدگی و دقت در انجام امور نیاز دارید. اگر به یک نرم‌افزار با دقت بالا جهت انجام حجم بالایی از معاملات نیاز دارید، بهتر است به سراغ نرم‌افزارهایی بروید که از نظر تخصص و حرفه‌ای بودن در سطح بالایی قرار دارند.

برای داشتن یک شرکت یا کسب و کار موفق به ابزار مناسبی نیاز دارید

خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی تحت وب های سافت

اندازه کسب و کار:

بسیاری افراد ممکن است تفاوتی بین حجم معاملات و اندازه کسب و کار قائل نشوند اما واقعیت خلاف این است. مقصود از اندازه کسب و کار این است که شما در فضای شرکت، فروشگاه یا سازمان خود چند واحد عملیاتی دارید، چند سیستم قرار است دسترسی به این نرم‌افزار داشته باشند و در مرحله بعدی چند شخص مختلف با این نرم‌افزار کار می‌کنند. دقت در این بخش تعیین می‌کند که اندازه کسب و کار شما چگونه است.

سطح اتوماسیون مد نظر:

آیا نیاز دارید تا نرم‌افزار حسابداری خود به صورت اتوماتیک و هوشمند دستمزدها و حقوق کارکنان را محاسبه کند؟ یا خودتان به شکل دستی اطلاعات مربوط به این بخش را تکمیل خواهید کرد؟ آیا مایل هستید که نرم‌افزار به شکل هوشمند صورت‌حساب‌های هر بخش را به خود آن بخش منتقل سازد یا خودتان قصد دسته‌بندی صورت‌حساب‌ها را دارید؟ هر قدر انتظار بیشتری برای انجام عملیات‌ها به صورت هوشمندانه را داشته باشید، به سطح اتوماسیون بالاتری در خرید نرم‌افزار حسابداری نیاز دارید. مثلاً در نرم‌افزار حسابداری های‌سافت بسیاری از امور بدون دخالت کارمندان یا نیروی انسانی انجام خواهد شد و این به شما در صرفه‌جویی زمانی و مالی در عین افزایش دقت انجام کار کمک می‌کند.

دسترسی آنلاین یا آفلاین:

چقدر برای شما مهم است تا اطلاعات در یک فضای ابری برخط ذخیره شوند؟ آیا مهم است که بتوانید از خارج شرکت یا فروشگاه نیز اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات‌های مالی را پایش کنید؟ اگر پاسخ مثبت است باید به سراغ یک نرم‌افزار با ویژگی ذخیره ابری و تحت وب اطلاعات بروید. به طور مثال در نرم‌افزار های‌سافت این قابلیت باعث شده تا ایجاد امکان دسترسی از نقاط مختلف، خیال شما بابت امنیت داده‌ها راحت باشد. در حالی که تحت شرایط مختلفی ممکن است افراد نسبت به حذف یا تغییر اطلاعات مبادرت ورزند، شما با داشتن حافظه ابری در های‌سافت خیالتان از بابت امنیت راحت است.

برای داشتن یک شرکت یا کسب و کار موفق به ابزار مناسبی نیاز دارید

  • سطح دانش کاربران نرم‌افزار:

نکته آخری که در خرید نرم‌افزار حسابداری باید مد نظر داشته باشید، این است که چه کسانی قرار است از این نرم‌افزار استفاده کنند. آیا کارمندان شما دانش کافی در حیطه حسابداری دارند؟ یا قرار است افرادی عادی و فاقد دانش بالای در حیطه حسابداری از آن استفاده کنند؟ در اینجا متوجه اهمیت قدرت بالای رابط کاربری و سهولت کاربری نرم‌افزارهای حسابداری موفقی چون های‌سافت خواهید شد.