همه چیز درباره نرم افزار حسابداری شخصی

نرم افزار حسابداری

نرم‌افزار حسابداری شخصی به شما کمک می‌کند تا به سادگی و بدون صرف وقت بیشتر، تمام اطلاعات مالی مربوط به خود را در یک مجموعه گردآوری کرده و در صورت لزوم بین آن‌ها رابطه منطقی و معناداری ایجاد کنید؛ این یک امکان عالی است که تمام اطلاعات و داده‌ها را در یک محیط کوچک داشته باشید. از طرفی دیگر اگر بخواهیم به طور جزئی‌تر به آنچه که نرم‌افزار حسابداری شخصی نامیده می‌شود بپردازیم، باید گفت که اصلی‌ترین کارکرد چنین نرم‌افزاری، فراهم ساختن ابزاری است برای ایجاد و دنبال کردن ردیف‌های مختلف بودجه، امتحان و ارزیابی کیفیت و چگونگی عملکرد سرمایه‌گذاری‌های شما و تحلیل و آنالیز داده‌های مربوط به اطلاعات حساب و سوابق مالی شما. احتمالاً تعریف اخیر بهترین و کامل‌ترین توصیفی باشد که می‌توان از یک نرم‌افزار ساده حسابداری شخصی ارائه داد.

این یک نرم‌افزار در دو یا چند پلتفرم پشتیبانی شود، عالی است

ارمغان یک رابط کاربری روان و قابل فهم، سهولت بی‌حد و حصر در کاربری است

نرم‌افزار حسابداری شخصی چه امکاناتی باید داشته باشد؟

به طور قطع نمی‌توان سقفی برای امکانات یک ابزار در نظر گرفت اما بدیهی است که برای موفقیت نیاز است تا برخی از امکانات به طور پایه در ابزار پیش‌بینی شده باشند. یک نرم‌افزار حسابداری شخصی باید امکاناتی را داشته باشد. لیست این امکانات به شرح زیر است:

  • بانکداری برخط: به شما این امکان را می‌دهد تا به صورت خودکار تمام تراکنش‌ها را دریافت کرده و بدون پیچیدگی و ایجاد خطا به علت داشتن حساب‌های متعدد، آن‌ها را پیکربندی کنید. در ادامه همین داده‌های برخط به شما کمک خواهند کرد تا در کسری از ثانیه تحلیل‌ها، گراف‌ها و نمودارهای مد نظر خود را ایجاد کنید.
  • ارائه گزارش و نمودارهای مالی: این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا به شکل دیداری و گزارشات مالی خود را معنا بخشیده و با سهولت بیشتری وضعیت حساب‌های خود را درک و یا حتی پیش‌بینی کنید.
  • ثبت حساب و اطلاعات مربوط به آن: نرم‌افزار حسابداری شخصی باید بتواند بدون هیچ محدودیت و کندی، اطلاعات حساب‌های جدید شما را دریافت و ثبت کند. البته در عین حال باید بتوانید تا با سهولت اطلاعات مربوط به حساب‌های پیشین را نیز اصطلاح یا پاک کنید.
  • یادآوری رخدادهای مالی و حتی غیر مالی: فایده این امکان بر کسی پوشیده نیست. در بسیاری مواقع ممکن است در هیاهوی کسب و کار و شلوغی یک زندگی مدرن شهری، بسیاری از موضوعات را فراموش کنید و یک نرم‌افزار حسابداری شخصی باید این موضوعات را به شما یادآوری کند.
  • پیش‌بینی موجودی در تاریخ‌های مختلف: این قابلیت بسیار عالی است زیرا با وجود آن دیگر نیازی نیست که ذهن خود را درگیر کرده یا دست به ماشین حساب ببرید. نرم‌افزار با پایش مستمری که نسبت به وضعیت مالی شما دارد، توانایی پیش‌بینی خواهد داشت.

این نوع از نرم‌افزار حسابداری برای انجام امور اداری نیست اما تمام نیازهای شخصی شما را پوشش خواهد داد

  • تهیه صورت مغایرت بانکی در صورت لزوم: تجمیع مغایرت بانکی در یک حساب خاص یا حتی چندین حساب می‌تواند در بلندمدت به یک کابوس تبدیل شود. صورت حساب بانکی مانند تصویری است که شما از وضعیت مالی خود دارید؛ اگر این تصویر با واقعیت فاصله داشته باشد، در بلندمدت با بحران مواجه خواهید شد. پس مهم است که نرم‌افزار، صورت مغایرت بانکی را تهیه و در اختیار شما قرار دهد تا زودتر مشکلات موجود در آن را برطرف سازید.
  • ایجاد هدفمند داده‌های خروجی و ورودی: مقصود از ایجاد هدفمند داده‌های خروجی این است که شما گاهاً نیاز دارید تا اطلاعات خام یا تحلیلی ذخیره شده در نرم‌افزار حسابداری شخصی را با فرمت‌های رایج کامپیوتری از آن خارج کرده و به نرم‌افزار دیگری منتقل کنید. مهم است تا نرم‌افزار حسابداری شخصی توانایی ایجاد خروجی یا دریافت ورودی با فرمت‌های رایجی مانند CSV، QIF و QFX را داشته باشد.
  • اپلیکیشن یکپارچه بین موبایل و رایانه: نیاز به توضیح نیست که این موضوع تا چه حد اهمیت دارد و چه مزایایی برای شما خواهد داشت. امروزه تکنولوژی و دنیای رایانه در حال تلاش برای حرکت به سوی یکپارچه‌سازی فرآیندهای دیجیتال است.
  • پشتیبانی از محاسبات ارزی در قالب چندین ارز مختلف: بدون نیاز به پایش مداوم قیمت ارز و ضرب یا تقسیم آن با ارزش پول خود به تومان، به شکل برخط می‌توانید معادل حجمی پول خود در ارزهای رایج جهانی را مشاهده کنید.
  • ارائه صورت هزینه‌ها و درآمدهای جاری: صورت هزینه‌ها و درآمدهای جاری، یکی از انواع صورت‌های مالی است که معمولاً تهیه آن با پیچیدگی همراه بوده و اگر به صورت دستی انجام شود، ریسک خطا در آن بالاست. یک نرم‌افزار حسابداری شخصی با پایش مستمر اطلاعات در لحظه این صورت را به اتکای سوابق تراکنش‌های شما فراهم خواهد کرد.
  • احراز هویت دو بخشی: امروزه هر نرم‌افزاری برای دستیابی به حد مناسبی از امنیت نیازمند این قابلیت است.
  • اعلام سرمایه خالص و غیرخالص: این کمک می‌کند تا در لحظه بتوانید اطلاعات کافی برای هر تصمیم‌گیری مالی را در اختیار داشته باشید. در گذشته پیش از هر خریدی نیاز بود تا پول موجود در جیب خود را چک کنید؟ این دقیقاً همان امکان در دنیای دیجیتال است.
  • یافتن و سازماندهی تراکنش‌های مختلف انجام شده: شاید این آخرین آیتم این لیست نسبتاً بلند باشد اما قطعاً بی‌اهمیت‌ترین آن‌ها نیست. با رجوع به تعریف متوجه خواهید شد که شالوده هویت یک نرم‌افزار حسابداری شخصی ، سازماندهی سریع و دقیق است.

ممکن است تصور کنید که لیست فوق بیش از اندازه طولانی شده است اما اگر یک نرم‌افزار حسابداری شخصی فاقد هر یک از موارد فوق باشد، در عمل ناقص محسوب شده و در کوتاه‌مدت یا بلندمدت شما را با موانع مختلفی روبرو می‌سازد. از این رو دقت در این امکانات اهمیت بالایی دارد.