همه چیز در مورد نرم افزار حسابداری

همه آنچه که باید درباره بدانید

حسابداری از همان زمانی که صدای تق تق چرتکه‌ها به معنی رد و بدل شدن اعداد بود تا به امروز به پیچیده‌ترین محاسبات با یک کلیک انجام می‌شوند، یکی از نیازهای اساسی بشر چه در فضای کار و چه در زندگی شخصی بوده است. داشتن حساب جیب، یک اصطلاح رایج و جالب در زبان فارسی است که همواره در عناوین و موقعیت‌های مختلفی توصیه شده است. حال نرم افزار حسابداری یا به اصطلاح نرم‌افزار Accounting اینجاست تا با به زبان تکنولوژی به شما کمک کند تا حساب جیب‌تان را داشته باشید. مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و امکانات یک نرم‌افزار موفق را ایجاد خواهند کرد.

نگاهی به ماهیت نرم افزار حسابداری

نرم‌افزار حسابداری یا همان (Accounting software) یک کلاس از نرم‌افزارهای رایانه‌ای است که به شما امکان مدیریت رخدادهای مالی کسب و کارتان را می‌دهد. همانطور که مشخص است، چنین برنامه‌ای با چنین تعریفی، می‌تواند دایره وسیعی از نرم‌افزارهای طراحی شده با تمایزهای بی‌شماری را شامل شود؛ از نرم‌افزارهای ساده‌ای که امکان ثبت قبض‌ها و صورت‌ حساب‌های را می‌دهند، تا نرم‌افزارهایی که در فروشگاه و صندوق فروش از آن استفاده می شوند برای اصناف و فروشگاه ها و در ادامه نرم افزار های شرکتی و سازمانی که تعیین می‌کند میزان استهلاک ماهانه ابزار تولیدی کارخانه شما تحقیقاً چقدر است. همین موضوع باعث می‌شود تا در یک بیان کلی اما دقیق‌تر، نرم‌افزار حسابداری یا همان (Accounting software) مناسب برای هر کسب و کار را این‌گونه تعریف کنیم:

نرم‌افزاری که توانایی انجام وظایف یک حسابدار حرفه‌ای متناسب با نوع و سطح کسب و کار شما را دارد.

پس با این وجود مشخصاً فلسفه وجودی و اصل طراحی یک نرم‌افزار حسابداری ، تلاش برای تسریع امور حسابداری و انجام این امور به کمک هسته‌های پردازشی رایانه است.

امکانات مورد انتظار در یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی تحت وب

نرم افزار حسابداری فروشگاهی "های‌سافت"

نرم افزار حسابداری های‌سافت + فروشگاه اینترنتی

نرم افزار حسابداری باید چه قابلیت‌هایی داشته باشد؟

اینکه نرم‌افزار حسابداری باید چه قابلیت‌هایی داشته باشد، دارای پاسخی مطلق و قطعی نیست زیرا بسته به نوع کاربری و محیطی که در آن به کار بسته می‌شود، این پاسخ متغیر خواهد بود. همانطور که در بخش پیشین گفته شد، اصلی‎ترین هدف در استفاده از نرم‌افزار حسابداری ، تلاش برای انجام وظایف یک حسابداری کارکشته توسط یک هسته پردازش رایانه‌ای است. یک حسابداری قدرتمند و با تجربه در یک شرکت چه وظایفی دارد؟ در یک فروشگاه؟ یا در مورد وضعیت مالی شخص حقیقی؟ مشخصاً پاسخ به این پرسش‌ها متفاوت است. شما می‌توانید برای یافتن پاسخ در هر مورد، به نرم‌افزار حسابداری مناسب با آن سطح کاربران رجوع کرده و توضیحات مندرج را مطالعه کنید.

چرا به یک نرم‌افزار حسابداری نیاز دارید؟

این پرسش خوبی است که ممکن است پاسخ‌های متعددی را برای آن متصور شوید اما 5 علت اصلی برای نیاز مبرم یک کسب و کار به این ابزار وجود دارد:

  1. استفاده از نرم‌افزار حسابداری موجب افزایش بازده خواهد شد

بی‌شک شما قصد دارید تا کسب و کار خود را در نهایت بهره‌وری اداره کنید و این کاملاً قابل درک است؛ استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری موفق یک گام مهم برای افزایش بهره‌وری خواهد بود. چگونه؟ این موضوع از دو جنبه اثر دارد. اول آنکه نیازی نیست تا هزینه اضافی برای ایجاد یک دپارتمان حسابداری پیشرفته در یک شرکت یا استخدام حسابدار برای یک فروشگاه بپردازید. از سوی دیگر نیازی نیست تا وقت خود را برای پیشبرد دقیق و درست عملیات‌های حسابداری هدر داده و با طولانی کردن پروسه‌های خرید، فروش، ثبت و بایگانی، هدررفت وقت را افزایش دهید.

 2. استفاده از نرم‌افزار حسابداری منجر به قوت گرفتن اتوماسیون خواهد شد

برای داشتن یک سازمان، شرکت و فروشگاه در سطح اول بازار رقابت، نیاز است تا هر چه بیشتر به سوی ایجاد یک اتوماسیون گام بردارید. در یک نگاه کلی اتوماسیون ضمن کاهش شانس خطا در عملیات‌ها، کاهش هزینه، کاهش زمان انجام امور و ایجاد نظم ساختاری در یک کسب و کار، کمک می‌کند تا شما به ابزار مدیریتی قوی‌تری دسترسی پیدا کنید. این ابزار، یکی از فاکتور های مهم موفقیت بخش مالی است. با نصب و راه‌اندازی یک نرم‌افزار حسابداری مناسب، شما در عمل بخش مهمی از بدنه مالی شرکت را خودکار می‌کنید.

 3. با نرم‌افزار حسابداری از دغدغه امور مالیاتی رهایی پیدا کنید

آیا با نزدیک شدن به پایان هر سال مالی، دغدغه امور مالیاتی ذهن شما را به عنوان صاحب یک کسب و کار درگیر می‌کند؟ چاره کار راه‌اندازی یک نرم‌افزار حسابداری قدرتمند و با امکانات کافی است. اگر نرم‌افزار حسابداری به قدر کافی توانایی داشته و از قابلیت‌های مناسبی بهره‌مند باشد، بدون نیاز به دخالت شما و مطابق با الگوریتم‌هایی از پیش تعیین شده، ضمن ثبت صورت‌های مالی، مندرجات مورد نیاز برای فرم‌های مالیاتی را نیز فراهم می‌سازد. کافیست تا مطابق قوانین مالیاتی که بسیاری از آن‌ها به صورت پیشفرض در نرم‌افزار تعریف شده، الگوریتم مناسبی تعبیه و در پایان سال مالی بدون هیچ چالشی از آن برای خوداظهاری مالیاتی استفاده کنید.

 4. با اطمینان کامل در حسابرسی‌ها حاضر شوید

اگر به هر علتی تابحال تجربه یک حسابرسی سخت و دقیق از سوی نهادهای نظارتی را داشته باشید، حتماً می‌دانید که این امر تا چه حد استرس‌زا، سخت و خسته‌کننده است. اصلی‌ترین راه نجات از شکست در یک حسابرسی سختگیرانه، داشتن مستنداتی دقیق از رخدادهای مالی کسب و کار است. با داشتن نرم‌افزار حسابداری تمام سوابق، مستندات، فرم‌ها و صورت‌های مالی ثبت شده و با نظم زمانی دقیقی بایگانی می‌شوند. البته فراموش نکنید که این تنها در دایره توانایی‌های یک نرم‌افزار حسابداری موفق است.

 5. حال را شفاف ببینید و آینده را پیش بینی کنید

نباید از امکانات تحلیلی و آنالیزهای حرفه‌ای نرم‌افزار حسابداری غافل شد. این تحلیل‌ها به شما کمک می‌کنند تا به عنوان یک مدیر به دقت متوجه وضعیت بخش‌های مختلف کسب و کار، ناتوانی و توانایی‌ها و نقاط ضعف و قوت شوید. در کنار این دید شفاف نسبت به وضعیت فعلی کسب و کار، با کمک همین داده‌ها و ابزار تحلیل می‌توانید آینده کسب و کار خود را نیز پیش بینی کنید.

 

نرم افزارهای تحت وب آینده دنیای رایانه را در دست دارند.

مقصود از نرم‌افزار حسابداری تحت وب چیست؟

اصولاً تحت وب بودن یک برنامه به معنی این است که برنامه مذکور، در یکی یا چند مرحله از مراحل دریافت داده، پردازش و ذخیره داده‌ها، متکی به یک نقطه دسترسی آنلاین است. این یک تعریف خشک و تئوری است اما در عمل نرم‌افزار حسابداری تحت وب چگونه عمل می‌کند؟ یک نرم‌افزار حسابداری تحت وب این امکان را به شما می‌دهد تا بخشی یا تمام اطلاعات مالی و حسابداری خود را در یک سرور اینترنتی ذخیره کنید و از هر کجای جهان، در هر زمانی و با هر دستگاهی به طور اختصاصی به آن دسترسی داشته باشید. البته ذخیره‌سازی اطلاعات تنها بخشی از داستان است. در آینده با مطالعه بیشتر در این مورد، متوجه خواهید شد که نرم‌افزار حسابداری تحت وب این امکان را دارد تا حتی در امور پردازشی نیز، از هسته‌پردازش ابری استفاده کند.